VAT-26 Informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej

Skutkiem błędnego rozliczenia może być poprawa księgowań, korygowanie deklaracji, dopłata podatku wraz z odsetkami oraz opłata kosztów księgowych za sporządzenie korekt. Co oczywiste, wiąże się z zakończeniem wykorzystywania go na potrzeby działalności gospodarczej. Zwróć uwagę, że jeżeli korzystasz z pełnego odliczenia podatku VAT, samochód nie może być wykorzystywany w celach prywatnych.

💬 Przykład 4 – opóźnienie bez konsekwencji, gdy wydatek nie uprawnia do odliczenia

Pierwszym wydatkiem związanym z samochodem jest wpłata zaliczki na poczet zakupu pojazdu lub usługi (najmu/leasingu), w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza. Dlatego brak zgłoszenia lub złożenie go po terminie jest mocno ryzykowne. Pamiętaj, że deklaracji VAT-26 nie złożysz przez ePUAP i nie podpiszesz go Profilem Zaufanym. Ostatnia jest sekcja „D”, gdzie oprócz daty wymagane są imię, nazwisko, telefon kontaktowy i podpis podatnika, ewentualnie osoby, która będzie Twoim reprezentantem. Jeżeli jest ich więcej, musisz wypełnić kolejny druk i oznaczyć go odpowiednim numerem załącznika.
Pani Małgorzata, rozliczająca się kwartalnie, w kwietniu zapłaciła zaliczkę na poczet samochodu. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy i jak złożyć VAT-26, jakich formalności dopełnić, oraz jakie są konsekwencje błędów. System wFirma.pl umożliwia generowanie zgłoszenia VAT 26, w tym celu należy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26. Następnie należy określić cel złożenia formularza – zgłoszenie (pozycja nr 6) lub aktualizacja (pozycja nr 7). Czy może to zrobić po terminie? Pan Marek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w dniu 10 października nabył samochód osobowy, który postanowił przeznaczyć tylko dla celów firmowych.
Ewidencji nie trzeba prowadzić jedynie przy pojazdach wymienionych powyżej, co do których nie ma obowiązku składania druku VAT-26. Obowiązek złożenia druku VAT-26 nie dotyczy pojazdów wykorzystywanych w trybie “mieszanym z 50% odliczeniem VAT” tj. Mimo że samochód jeszcze nie jeździł, poniósł pierwszy wydatek, który uprawnia do odliczenia VAT.➡ Aby odliczyć pełny VAT z faktury za naprawę, Pan Kamil musiał złożyć VAT-26 najpóźniej w dniu przesłania JPK_V7M za czerwiec.

Gdzie i jak złożyć deklarację VAT-26?

Nie ma znaczenia, czy kupisz pojazd nowy czy używany.
Formalnościami, o których mowa, jest prowadzenie kilometrówki, zgłoszenie pojazdu na druku VAT 26 oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. Informację o tych pojazdach należy złożyć w terminie do 25. Dlatego musisz złożyć aktualizację VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonano zmiany przeznaczenia samochodu/ sprzedaży pojazdu. Organy podatkowe uznają, że zmiana numeru rejestracyjnego pojazdu zobowiązuje do aktualizacji informacji VAT-26 (np. numer rejestracyjny pojazdu zmienia się po wykupie samochodu z leasingu). Ewentualnie należy złożyć korektę, która pozwoli odzyskać część nieodliczonego podatku VAT. Bezpieczniej wówczas odliczyć tylko 50% VAT i złożyć deklarację w terminie w kolejnym miesiącu.

Sprzedaż samochodu, a aktualizacja VAT-26

• Jego księgowa planowała wysłać JPK_V7M za luty już 15 marca.➡ Jeśli VAT-26 nie zostanie złożony najpóźniej 15 marca, Pan Tomasz nie będzie mógł odliczyć pełnego VAT od samochodu – mimo że termin 25 marca jeszcze nie minął.
• Zwróć uwagę, że jeżeli korzystasz z pełnego odliczenia podatku VAT, samochód nie może być wykorzystywany w celach prywatnych.
• Zgłoszenia pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej najwygodniej dokonać drogą online.
• Oznacz także cel składania formularza (złożenie informacji lub aktualizacja).
• Dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem, ale nie później niż w chwili przesłania JPK_V7.

Sam fakt złożenia deklaracji VAT-26 jest bezpłatny. Formularz może złożyć w Twoim imieniu również pełnomocnik. Nie możesz przesłać deklaracji VAT-26 przez e-PUAP i autoryzować profilem zaufanym.
W tym artykule skupiamy się na formularzu VAT-26 (Informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności). Pamiętaj, że samą ewidencję musisz przechowywać przez kolejne 5 lat, licząc od końca roku spinanga podatkowego, w którym zakończono wykorzystywanie samochodu na potrzeby działalności gospodarczej. Konieczne jest również odpowiednie uzupełnienie ewidencji przebiegu pojazdu uwzględniające datę zakończenia prowadzenia ewidencji oraz stan licznika.

Pełne odliczenie 100% VAT – bez wniosku VAT-26

Jego księgowa planowała wysłać JPK_V7M za luty już 15 marca.➡ Jeśli VAT-26 nie zostanie złożony najpóźniej 15 marca, Pan Tomasz nie będzie mógł odliczyć pełnego VAT od samochodu – mimo że termin 25 marca jeszcze nie minął. Nie chodzi tu wyłącznie o fizyczny zakup samochodu. Dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem, z którym zamierza powiązać pełne odliczenie VAT”, ale nie później niż w dniu przesłania JPK_V7 za ten miesiąc. Prawidłowe i terminowe złożenie tej informacji to warunek pełnego odliczenia VAT, a błędy w tym zakresie mogą skutkować ograniczeniem prawa do odliczenia jedynie do 50%. Znajduje się tam tabela, w której należy uzupełnić dane dotyczące zgłoszonych pojazdów. Część C formularza VAT-26 to główna część druku.

• Dlatego musisz złożyć aktualizację VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonano zmiany przeznaczenia samochodu/ sprzedaży pojazdu.
• Druk VAT 26 można złożyć online lub w formie papierowej.
• Pan Marek na zgłoszenie pojazdu tylko do działalności ma czas do 10 listopada.
• Natomiast w przypadku spółek – urząd skarbowy zgodny z miejscem prowadzenia działalności.
• Wówczas VAT jest rozliczany w sposób proporcjonalny, co oznacza, że jest możliwość odliczenia części VAT-u również z kosztów eksploatacyjnych samochodu czy samego zakupu/leasingu.
• Pani Małgorzata, rozliczająca się kwartalnie, w kwietniu zapłaciła zaliczkę na poczet samochodu.
• W takim przypadku VAT 26 samochód ciężarowy nie musi być składany.

Oczywiście dotyczy to tylko tych pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, bez użytkowania ich w obszarach życia prywatnego. Podsumowując, formularz VAT-26 to dokument, jaki należy złożyć, jeżeli użytkujesz w swojej firmie pojazd osobowy i chcesz odliczać pełen VAT od ponoszonych z tego tytułu wydatków. Zgłoszenia pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej najwygodniej dokonać drogą online.
Jeżeli chcesz złożyć druk VAT-26, najpierw musisz go uzupełnić. ✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego? Wówczas VAT jest rozliczany w sposób proporcjonalny, co oznacza, że jest możliwość odliczenia części VAT-u również z kosztów eksploatacyjnych samochodu czy samego zakupu/leasingu.

Podatnicy podatku VAT, którzy zdecydowali się wykorzystywać pojazd samochodowy wyłącznie do celów firmowych (prawo do pełnego odliczenia – 100% VAT), zobowiązani są do złożenia deklaracji VAT-26. Tak – niezależnie od kraju zakupu, jeśli podatnik zamierza używać samochodu wyłącznie w działalności gospodarczej i chce odliczać 100% VAT od kosztów, musi złożyć VAT-26. Poprzez nienależyte złożenie druku należy rozumieć złożenie nieprawdziwej informacji i dokonanie odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o VAT (czyli zastosowane zostało pełne odliczenie podatku, mimo że ono nie przysługuje). Jeśli podatnik nie chce dokonać zgłoszenia na druku VAT 26, wówczas przysługuje mu standardowo 50% odliczenia VAT od wydatków związanych z tym pojazdem. Możesz odliczyć 100% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu, jeżeli zamierzasz go używać wyłącznie do celów służbowych. Jeżeli zdecydujesz się, by auto przeznaczone wyłącznie dla celów firmowych użytkować prywatnie – lub po prostu nie będziesz chciał już – mimo dalszego korzystania z niego wyłącznie dla celów służbowych – prowadzić ewidencji i odliczać 100% VAT, a jedynie 50%, musisz złożyć ponownie druk VAT-26, tym razem aktualizujący.

W tym samym miesiącu kupiła paliwo i dostała fakturę.➡ Musiała złożyć VAT-26 przed złożeniem JPK_V7M za lipiec – inaczej mogłaby odliczyć tylko 50% VAT z faktury za paliwo. W czerwcu nie poniosła jednak żadnych wydatków umożliwiających odliczenie VAT (np. nie zapłaciła jeszcze faktury).➡ W tej sytuacji, mimo uchybienia terminowi, brak szkody – VAT będzie można odliczyć w pełni od zakupów od lipca. W lipcu postanowił zabrać rodzinę na wakacje tym pojazdem i od 7 lipca zaprzestał prowadzenia kilometrówki.➡ Mimo że aktualizację VAT-26 złożył dopiero 25 lipca, już od 7 lipca wszelkie koszty dotyczące pojazdu są limitowane do 50% VAT. Pan Marcin używał samochodu wyłącznie służbowo. Najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wykorzystywania pojazdu. Chce odliczyć cały VAT z faktury zaliczkowej.➡ Musi złożyć VAT-26 w maju, nie później niż w dniu przesłania JPK_V7K za kwiecień (część ewidencyjna), mimo że za kwiecień złoży pełne rozliczenie dopiero w lipcu.
Dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnicy poniosą pierwszy wydatek z nimi związany, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. Więcej informacji znajdziesz na stronie Uwagi Prawne. Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa). Dowiedz się więcej o zasadach korzystania z interaktywnych formularzy deklaracji. Pełnomocnika możesz również wyznaczyć do złożenia deklaracji w formie papierowej.
Przy braku zgłoszenia pojazdy na druku VAT-26 uznaje się je za wykorzystywany do działalności mieszanej – a zatem uprawniające do odliczenia nie więcej niż 50% podatku VAT z tytułu ich zakupu, najmu, dzierżawy, leasingu oraz 50% kosztów związanych z korzystaniem z pojazdu, remontem, eksploatacją. VAT 26,  czyli informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 25. Informację VAT-26 składa do właściwego urzędu skarbowego podatnik VAT wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie do celów działalności gospodarczej, dla których zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jeżeli podatnik nie złoży informacji VAT-26 w terminie uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do jego działalności gospodarczej dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym tę informację złoży. W przypadku niezłożenia tego druku uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany do działalności mieszanej – prywatnej i opodatkowanej, a w konsekwencji nie ma prawa odliczenia pełnego VAT, a jedynie 50%.
Sprawdź zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów pełnego odliczenia podatku VAT. Możesz odliczyć 50% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu, jeżeli zamierzasz go używać zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Wykorzystujesz pojazd wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej? Pamiętaj też, że oprócz zgłoszenia takiego pojazdu na druku VAT-26, musisz także stworzyć regulamin użytkowania pojazdów w firmie i prowadzić dla nich ewidencję przebiegu.